¿Cómo preparar una buena Memoria Técnica para tu Licitación Pública?
En la mayoría de las licitaciones públicas exigen como criterio de puntuación para la adjudicación de la presentación de una memoria técnica o proyecto.
En este artículo vamos a detallar una serie de pasos y consejos para la realización de una buena memoria técnica para tu Licitación Pública con el objetivo de obtener una buena puntuación. El disponer de una memoria técnica es imprescindible para podernos adjudicar un servicio y además, tiene otra ventaja importante: nos ayuda a no tener que realizar una oferta de precio más ajustada y por tanto disponer de mayor margen en el contrato con la administración pública.
Lo primero que debemos tener en cuenta para la realización de la memoria técnica es quién es el destinatario de esta. Normalmente es una persona de la administración con un nivel alto de conocimiento de nuestro servicio o producto. Además, es la persona o personas que han redactado los pliegos de la licitación y por tanto esperan recibir una memoria y los argumentos que resuelvan sus dudas sobre el servicio o suministro que les vamos a prestar.
Debemos tener en cuenta que la valoración de la memoria técnica responde a términos subjetivos de la licitación y por tanto cuanto más específica, clara y concreta sea la descripción de los términos, mayores posibilidades tendremos de obtener buena puntuación.
Pasos para obtener una buena puntuación en tu memoria técnica
Estos son los pasos y consejos que deberías seguir para obtener una buena puntuación:
1- Lee detalladamente los Pliegos
El primer paso debe ser siempre una lectura detallada de los pliegos. De esta lectura debemos extraer los puntos más importantes que el licitador espera de nosotros. No basta con leer el pliego administrativo o el técnico. Debemos tomarnos nuestro tiempo en leer los dos documentos y apuntar todos aquellos puntos que creamos importantes.
Esta lectura también es fundamental para tener claro los conceptos que pueden ir en esta memoria y que no haya cruce con el sobre 3 de aspectos valorables mediante fórmula. Uno de lo motivos más frecuente de exclusión de una Licitación Pública es la introducción de criterios económicos o valorables objetivamente en la memoria. Es decir, en la memoria es mejor NO HACER NINGUNA MENCION A LOS CRITERIOS VALORABLES MEDIANTE FÓRMULA
2- Busca información del Licitador actual o de los posibles competidores
Hoy en día puedes disponer de información relativamente fácil de obtener de quién está prestando el servicio actualmente. Analiza sus puntos fuertes y sus puntos débiles: organización, medios, instalaciones, calidad de los productos o servicios, maquinaria, certificaciones, etc.
Toda esta información te ayudará a tener claro que puntos tienes que poner en valor de tu oferta técnica y matizar en los que creas que puedes tener una situación de desventaja. Conocer esta información te permitirá realizar una memoria técnica de valor para tu licitación.
3- Organiza el esquema de la MEMORIA
En algunas licitaciones, los pliegos te detallan un esquema concreto. En estos casos no innoves y sigue fielmente el esquema. Es lo que los destinatarios de la memoria esperan recibir y de la forma y el orden en que lo esperan.
En los casos en que lo dejen de una forma abierta y no detallen un esquema concreto debes proponer un esquema claro y ordenado.
¿Cómo debe ser el esquema de tu Licitación en este caso?
Debes empezar por una presentación de la empresa, su historia, sus instalaciones, clientes, estructura general e internacional. Cualquier elemento que ofrezca confianza sobre los servicios o productos que vamos a prestar o suministrar será importante.
Como medios humanos es importante detallar la estructura organizativa, el perfil de los trabajadores, su experiencia, el plan de formación que siguen. Cada vez es más importante incluir medidas de conciliación familiar y de igualdad en el trabajo. Primero lo haremos de forma general y posteriormente entraremos en el detalle de las personas que adscribiremos al servicio.
En el caso de suministros también es importante detallar sobre todo la estructura organizativa y la parte del servicio que está en contacto con la administración (transporte, atención al cliente, facturación, …)
En el caso de servicios es el momento de entrar en la organización de los medios humanos y materiales.
Como medios materiales debemos detallar las instalaciones, maquinaria, sistemas de información, centros de procesamiento de datos.
Posteriormente será el momento de detallar los sistemas y las certificaciones de calidad, programas y políticas medioambientales, etc., que se apliquen a los productos y servicios para los que estamos licitando.
Finalmente deberemos detallar mejoras al servicio que aportaremos y que no tendrán cargo sobre los precios que vamos a ofertar. En este punto, como en los anteriores, deberemos tener muy en cuenta lo que podemos o no podemos incluir en un sobre de juicio de valor.
En Licítate.es siempre aconsejamos, como punto final, incluir un resumen ejecutivo de los puntos importantes y que de forma resumida refuerce los criterios de valoración.
4- Cuida el formato y la edición
Extensión de la memoria técnica
En relación con la extensión de la memoria técnica, siempre que no este condicionado de antemano, debemos pensar que el tamaño en sí mismo no aporta valor. Es preferible ser concretos que extensos. Explicar lo que tengamos que decir de forma clara y concreta. De media en una licitación se realizan del orden de 6 o 7 ofertas. Ante un tamaño excesivo nos podemos encontrar una predisposición no del todo positiva por parte de los evaluadores
La primera página (portada) debe contener la información básica de la licitación:
- EMPRESA QUE OFERTA
- TITULO DE LA LICITACION Y EXPEDIENTE
- FECHA
- ORGANISMO CONTRATANTE
- TÍTULO DEL DOCUMENTO (PROPUESTA TÉCNICA, PROYECTO, ETC)
Inicia el documento con un índice claro de lo que vas a presentar. Detalla cada uno de los capítulos y la página en la que se encuentra. Haz que sea fácil encontrar lo que los licitadores están buscando y valorando.
Redacción, ortografía e imágenes
Cuida la redacción y aunque pueda parecer una obviedad, revisa la ortografía.
Tipos de letra claros y legibles. Tamaños de letra que se encuentren entre el 10-11-12 como máximo. Interlineados de tipo medio que permitan una “respiración” de los contenidos a leer. Debemos potenciar una lectura agradable, fácil y clara.
Utiliza esquemas, apartados, índices. Resalta los puntos relevantes (en color o en grosor de letra).
Usa gráficos, fotos, esquemas, ilustraciones. Que sea una memoria técnica no quiere decir que tenga que ser sólo texto y aburrida. Debemos intentar que la lectura sea agradable, clara. Los gráficos y las fotos deben resaltar los conceptos y clarificar los contenidos difíciles.
Las fotos de los productos son el mejor ejemplo de lo que estamos ofreciendo. Deben ser fieles a lo que estamos proponiendo (referencias, tamaños, colores, etc)
En el caso de que en los pliegos haya indicaciones en cuanto a tamaño, esquema y tipos de letra cumple rigurosamente con lo que proponen. Si no se cumple te puede restar puntuación o incluso puede ser causa de exclusión.
5- Incluye ANEXOS en tu memoria técnica
Los anexos son una forma muy inteligente de incluir certificaciones de producto, catálogos, políticas de personal o medioambientales, listados de oficinas o instalaciones. Es decir, toda aquella información que tenga una longitud extensa y que en realidad su contenido no aporte más que una verificación de lo que se está explicando.
Son aspectos de organización y orden que os ayudarán a mejorar la memoria, no obstante, lo más importante es el contenido de la oferta y el valor que podamos aportar.
En licitate.es tenemos más de 15 años de experiencia en la elaboración de memorias y os podemos ayudar en todo el proceso.
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